Zoom für Meeting-VeranstalterInnen

Ihr Weg zum ersten Meeting ...

 Zoom-Client installieren

Vor der ersten Videokonferenz müssen Sie den Zoom-Client installieren. Dazu rufen Sie bitte folgenden Link auf: https://zoom.us/download#client_4meeting

Dort bitte den Zoom-Client für Meetings auswählen, herunterladen und installieren.

Download Zoom-Client für Meetings

 Im Zoom-Client anmelden
  1. Zum Durchführen einer Videokonferenz muss Zoom gestartet werden.
  2. Nach dem Start klicken Sie auf "Anmelden".
    An Metting teilnehmen oder Anmelden
  3. Anschließend wählen Sie bitte rechts "Melden Sie sich mit SSO an".
    Anmelde Maske für Zoom
  4. Geben Sie "jku" ein und klicken Sie auf "Fortfahren".
    Mit SSO anmelden
  5. Es öffnet sich die Shibboleth Login-Seite in Ihrem Standard-Browser. Loggen Sie sich mit Ihrem JKU Account an.
    Login Fenster der JKU
  6. Anschließend folgen Sie bitte den Anweisungen im Browser und öffnen Zoom. Dadurch wird der Zoom-Client, den Sie zuvor installiert haben, geöffnet.

    ZOOM-Start zulassen
    Fenster zum Zulassen das Zoom starten kann

    ZOOM starten
    Button zum Starten von Zoom

    Hinweis für Linux

    Wenn unter Linux trotz korrektem JKU Password die Anmeldung nicht möglich ist, die Datei ~/.config/zoomus.conf editieren und den Wert von "embeddedBrowserForSSOLogin=false" setzen.

 Videokonferenz (Meeting) planen

Am einfachsten ist es vor dem Beginn der Videokonferenz ein Meeting zu planen.

  1. Starten Sie den Zoom-Client und loggen Sie sich wie oben beschrieben ein.
  2. Wählen Sie den Button "Planen", um das Planungsfenster zu öffnen.
    Zoom Übersicht
  3. Dort sind folgende Einstellungen vorzunehmen:
    1. Thema: Tragen Sie bitte einen aussagekräftigen Titel ein, wie zum Beispiel den Namen der Vorlesung.
    2. Start, Beginn und Dauer des Meetings einstellen.
    3. Video: "Host" auf "Aktiv" stellen und "Teilnehmer" auf "Inaktiv". Bei TeilnehmerInnen, die an dem Meeting teilnehmen, wird so nicht automatisch deren Videokanal gestartet.
    4. Audio: Computeraudio wählen. (Falls Sie möchten, dass man zusätzlich auch per Telefon teilnehmen kann, wählen Sie "Telefon und Computeraudio".)
      Metting einstellmöglichkeiten
  4. Unter "Erweiterte Optionen" den Punkt "Teilnehmer beim Eintrag auf Stummschaltung stellen" anhaken.
    einstellungen erweiterte Optionen
    1. Wenn Sie möchten, dass nur Personen, die mit dem JKU Account in Zoom eingeloggt sind, am Meeting teilnehmen können, dann wählen Sie "Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen" > "Only JKU accounts".
  5. Klicken Sie den Button "Planen", um das Planen des Meetings abzuschließen.
  6. Danach sehen Sie eine Zusammenfassung. Bitte teilen Sie den Link und das Meeting-Passwort den TeilnehmerInnen der Videokonferenz mit.
  7. Alternativ können Sie auch den ganzen Einladungstext kopieren. Danach kann das Fenster geschlossen werden.
 Wiederkehrende Videokonferenz (Meeting) planen

Sie können ein wiederkehrendes Meeting in Zoom planen, allerdings nur im Webinterface und nicht im Zoom-Client.

  1. Melden Sie sich unter https://jku.zoom.us/ mit Ihrem JKU Account an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf "Ein Meeting planen".


  3. Dort können Sie ein Häckchen bei "Wiederkehrendes Meeting" setzen und haben mehr Einstellungsmöglichkeiten.


  4. Treffen Sie die restlichen Einstellungen analog zu dem Punkt "Videokonferenz (Meeting planen)".
  5. Klicken Sie unten auf "Speichern", um das Planen des Meetings abzuschließen.
 Videokonferenz (Meeting) starten
  1. Auf der Startseite von Zoom erscheint rechts das geplante Meeting.
    Zoom-Meeting Starten
  2. Durch einen Klick auf "Starten", beginnt das Meeting.
  3. Anschließend müssen Sie auswählen, wie Sie an der Audiokonferenz teilnehmen möchten. Wählen Sie die Einstellung "Per Computer dem Audio beitreten" aus. Dadurch können das eingebaute Computer-Mikrofon oder ein am Computer angeschlossenes Mikrofon zum Sprechen verwendet werden.
    Fenster für Audio auswahl
  4. Es empfiehlt sich, das Mikrofon vorher zu testen, indem Sie "Computer-Audio testen" wählen.
 Chat automatisch speichern

Um den Chat automatisch zu speichern gehen Sie auf die Seite: jku.zoom.us und klicken auf den Button "Sign in"


Browser Fenster mit Domain und Sign in Button


Anschließend loggen Sie sich mit Ihrem JKU Account ein.


Login Fenster der JKU


Nach erfolgreichem Login klicken Sie auf Einstellungen und scrollen bis der Punkt "Chat automatisch speichern" erscheint. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und muss erst aktiviert werden, indem der Regler nach rechts geschoben wird. 


Zoom Fenster Einstellungen und schieberegler für Chat speichern Option


Die Kopie Ihres Chats finden Sie nach dem Beenden des Meetings in Ihren "Windows Dokumenten" im Ordner "zoom".


Explorer Fenster mit den Chat.txt dateien


Sie können ein Meeting auch direkt im Moodle mit der Aktivität "Zoom Meeting" anlegen.

Während eines Meetings ...

 Bildschirm oder Folien für die Videokonferenz freigeben

Falls Sie den Bildschirm Ihres Computers oder ein spezielles Fenster mit den TeilnehmerInnen teilen möchten, können Sie Ihren Bildschirm freigeben (Powerpoint Präsentation, PDF, Browser, ...).

  1. Bei gestartetem Meeting wählen Sie "Bildschirm freigeben".
    Fenster zum Bildschirm freigeben
  2. Anschließend können Sie auswählen, ob Sie den gesamten Bildschirm oder nur ein bestimmtes Fenster freigeben wollen.
  3. Möchten Sie Videos oder Audiofiles abspielen, müssen die zwei Funktionen "Den Computerton freigeben" und "Für einen Videoclip im Vollbildmodus optimieren" angehakt werden.
  4. Bestätigen Sie die Einstellung mit "Bildschirm freigeben".
  5. Möchten Sie die Bildschirmfreigabe beenden, drücken Sie am oberen Bildschirmrand auf "Stoppen".
    Fenster zum beenden der Bildschirmfreigabe
 Whiteboard verwenden
  1. Bei gestartetem Meeting klicken Sie auf "Bildschirm freigeben".
    Fenster zum Bildschirm freigeben
  2. Wählen Sie "Whiteboard" aus und bestätigen Sie mit mit dem Button "Teilen".
    Auswahlmöglichkeit zwischen den Bildschirmen oder einem Whiteboard
  3. Danach öffnet sich die Oberfläche des Whiteboards.
    Offenes Whiteboard
  4. Dort stehen Ihnen folgende Werkzeuge am oberen Bildschirmrand zur Verfügung:
    Fenster am oberen Bildschirmrand für Text und Zeichenoptionen
    1. Auswählen: Mit dem "Auswählen" Werkzeug erhalten Sie nach dem Zeichnen wieder den Mauszeiger und können Elemente verschieben.
    2. Text: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Whiteboard, um Text einzufügen. Es wird ein Textfeld erstellt, in dem Text eingegeben werden kann.
    3. Zeichnen: Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um freihändig zu zeichnen. Wählen Sie die gewünschte Form aus und zeichnen Sie mit gedrückter linker Maustaste.
      Dropdown menü von der option Zeichen
    4. Stempeln: Fügen Sie Symbole ein.
      Dropdown menü von Stempeln
    5. Spotlight: Wählen Sie zwischen Spotlight und einem Pfeilsymbol.
      1. Spotlight: Dadurch wird Ihre Maus zum digitalen Laserpointer und ist für alle TeilnehmerInnen sichtbar.
      2. Pfeilsymbol: Wenn Sie mit der linken Maustaste auf das Whiteboard klicken, erscheint an dieser Stelle ein Pfeil mit Ihrem Namen.
        Dropdown menü von Spotlight
    6. Radiergummi: Mit dem "Radiergummi" können bereits erstellte Dinge vom Whiteboard gelöscht werden.
      Radiergumie
    7. Farbe: Neben der Farbe können Sie hier auch Linienbreite und die Schriftart (Fett, Kursiv, Schriftgröße) verändern.
      Dropdown menü von Farben
    8. Rückgängig und Erneut ausführen: Damit können Sie den letzten Vorgang rückgängig machen oder erneut ausführen.
    9. Löschen: Sie können das gesamte Whiteboard löschen, nur Ihre Zeichnungen oder nur die der TeilnehmerInnen.
      Dropdown menü von löschen
    10. Speichern: Sie können Ihr Whiteboard auch lokal speichern. Wurde Speichern gewählt, erscheint folgendes Fenster:
      bestätigung, dass das Whiteboard gespeichert worden ist
      Klicken Sie auf "Im Ordner anzeigen", um direkt zum Speicherort des Whiteboards zu gelangen. In Windows werden die Whiteboards standardmäßig unter Dokumente in einem Ordner mit dem Titel "Zoom" gespeichert.
      Der Speicherort kann in den Zoom Einstellungen unter dem Punkt "Aufzeichnungen" und dort unter "Lokale Aufnahme - Standort" verändert werden.
  5. Wenn das Whiteboard nicht mehr angezeigt werden soll, wählen Sie oben "Stoppen". 
    Fenster zum Stoppen des Whiteboardes
 Videokonferenz (Meeting) aufzeichnen

Sie können Ihr Meeting auf Ihrem Gerät oder in der Cloud aufzeichnen lassen.

 Auf diesem Computer aufzeichnen ...

Klicken Sie dazu unten auf "Aufzeichnen" und wählen Sie "Auf diesem Computer aufzeichnen".

DropDown menü von Aufzeichnen

 In der Cloud aufzeichnen ...
  1. Dazu klicken Sie unten auf "Aufzeichnen" und wählen "In der Cloud aufzeichnen".
    Dropdown menü von Aufzeichnen
  2. Danach werden zwei Buttons (Pause und Stopp) angezeigt und die Aufnahme wurde gestartet.
    Fenster zum Anhalten oder beenden der laufenden Aufzeichnung
  3. Wenn Sie die Aufnahme durch Klick auf den Button "Stopp" beendet haben, erscheint die Meldung "Möchten Sie die Cloud-Aufzeichnung abbrechen?". Bestätigen Sie diese mit "Ja".
    Warnung das die Aufzeichnung gestoppt wird
  4. Die Verarbeitung der Aufnahme kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Wenn die Aufnahme bereit ist, erhalten Sie eine E-Mail von Zoom mit einem Link für Moderatoren. Wenn Sie diesen öffnen, gelangen Sie zu einer Übersichtsseite mit all Ihren Aufnahmen.
  5. Über den Button "Herunterladen" können Sie die Aufnahme downloaden.
    Download Fenster der Aufzeichnung

Hinweis

Die JKU behält sich vor, die mittels des cloud-basierten Videokommunikationsdienstes "Zoom" durchgeführten Videokonferenzen gegebenenfalls zu veröffentlichen. Wenn Sie als TeilnehmerIn der Videokonferenz die Veröffentlichung Ihres Bildmaterials nicht wünschen, können Sie Ihr Bild jederzeit in der Anwendung "Zoom" durch Anklicken des Buttons "Video stoppen" ausblenden.

Wenn ein Meeting aufgezeichnet wird, sehen Sie dies links oben Aufzeichnungs Information .

 Einladung versenden

Wenn Sie während eines Meetings weitere Personen einladen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie "Teilnehmer verwalten".
    Fenster für Teilnehmer verwalten

  2. Klicken Sie unten auf "Einladen".


  3. Sie haben nun die Möglichkeit eine Einladung direkt an Kontakte oder per E-Mail zu versenden. Des Weiteren können Sie die URL oder die Einladung in die Zwischenablage kopieren und auch über andere Kanäle weitergeben.
    Fenster zum Teilen der Einladung
 Co-Host hinzufügen

Wenn Sie während eines Meetings Personen als Co-Host benennen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie "Teilnehmer verwalten".
    Fenster zum Verwalten der Teilnehmer

  2. Wenn Sie mit der Maus über die entsprechende Person gehen, klicken Sie auf "Mehr".
    Teilnehmer

  3. Wählen Sie abschließend "Co-Host erstellen".
    Dropdown Menü eines Teilnehmers
 Stichprobenartige Überprüfung von Identität und/oder Verwendung unerlaubter Hilfsmittel während einer Klausur

Stellen Sie bitte vorab sicher, dass eine zweite Betreuungsperson im Zoom-Meeting anwesend ist und zum Co-Host ernannt wurde.

  1. Klicken Sie unten in der Symbolleiste auf "Breakout Session".
    Button Breakout Session wird gedrückt.

  2. Im nächsten Fenster wählen Sie "Manuell" (1) und klicken Sie auf "Sessions erstellen" (2).
    Zuerst wird auf manuell umgestellt, dann auf Sessions erstellen geklickt.

  3. Nach Klick auf "Optionen" können Sie diverse Einstellungen treffen.
    Es werden alle Häckchen entfernt.

  4. Im nächsten Schritt teilen Sie die/den zu überprüfende/n Studierende/n der Breakout-Session 1 zu. Klicken Sie dazu auf "Zuordnen" (1) und wählen Sie die gewünschte Person aus (2).Es wird auf Zuordnen gedrückt.


  5. Klicken Sie auf "Alle Sessions beginnen".
    Es wird auf alle Sessions beginnen geklickt.

  6. Treten Sie selbst der Breakout-Session 1, durch Klick auf "Beitreten"
    Es wird auf beitreten geklickt.
    und anschließenden Klick auf "Ja", bei.
    Ja wird gedrückt.
    Sobald die/der Studierende der Breakout Session beigetreten ist, sind Sie mit dieser Person alleine in einem Meeting-Raum. Sie können sich nun die JKU Card zeigen lassen, einen Schwenk mit der Kamera durch den Raum oder eine Bildschirmfreigabe fordern.

  7. Klicken Sie zum Verlassen der Breakout Session 1 unten in der Symbolleiste auf "Breakout Session"
    Es wird der Button Breakout Session geklickt.
    und im nächsten Fenster auf "Alle Sessions stoppen".
    Alle Sessions beenden wird geklickt.
    Nun sind Sie wieder im normalen Zoom-Meeting.

  8. Wenn Sie die/den nächste/n Studierende/n überprüfen möchten, klicken Sie bitte erneut auf "Breakout Session" (1) und im nächsten Fenster auf die "1" (2) und wählen Sie eine andere Person aus.
 Videokonferenz (Meeting) beenden

Um Ihr Meeting zu beenden, klicken Sie rechts unten auf "Meeting beenden".

Meeting beenden

Im Anschluss öffnet sich ein Fenster.  Wählen Sie "Das Meeting für alle beenden" aus.

Optionen für Meeting beenden

Folien und Ton mit Zoom aufnehmen ...

 Anleitungsvideo

Erfahren Sie in diesem Video wie Sie mit Zoom Folien und Ton z. B. für Ihre Lehrveranstaltung aufnehmen. Ein Videobild von Ihnen können Sie ebenfalls in die Aufnahme einbinden. 

Wie ändere ich mein Profilfoto in Zoom?

 1a. Login bei jku.zoom.us
  1. Öffnen Sie  jku.zoom.us und klicken Sie auf "Sign in".
    Sign in wird ausgewählt.

  2. Loggen Sie sich mit Ihrem JKU Account ein.
    Shibboleth Login
 1b. Login im Zoom-Client
  1. Öffnen Sie den Zoom-Client und melden Sie sich wie gewohnt per SSO an.
  2. Klicken Sie rechts oben auf Ihre Initialen (1) und danach weiter unten auf "Mein Bild ändern" (2).
    Klick oben rechts auf Initialen und dann auf Mein Bild ändern.

  3. Danach öffnet sich Ihr Standardbrowser. Bitte loggen Sie sich mit Ihrem JKU Account im Shibboleth ein.
 2. Profilbild ändern
  1. Gehen Sie links unter "Persönlich" auf "Profil" (1). Klicken Sie in der neuen Ansicht links oben neben Ihrem Namen auf "Ändern" oder das Bild (2). 
    Profilbild wird geändert.

  2. Klicken Sie auf "Hochladen" und wählen Sie ein neues Profilbild aus.
    Hochladen wird gedrückt.

  3. Markieren Sie im nächsten Schritt einen Bereich von dem zuvor hochgeladenen Bild. Rechts sehen Sie wie Ihr neues Profilbild aussehen wird. Klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie fertig sind.
    Bild fertig zugeschnitten und gespeichert.

  4. Danach sehen Sie Ihr neues Profilbild in der Übersicht.
    Ansicht neues Profilbild.

FAQ

 App Integrationen

Derzeit werden keine Integrationen von Zoom mit anderen cloudbasierten Werkzeugen wie z. B. Microsoft Teams, Slack, Google, Trello oder Evernote aktiviert.