JKU Konferenzbuchungssystem

Um die Organisation der Anmeldeprozedur bei Konferenzen (Workshops, Tagungen, Symposien, …) für die VeranstalterInnen zu erleichtern, wird vom Informationsmanagement ein Konferenzbuchungssystem zur Verfügung gestellt.

Bitte beachten Sie auch folgende Informationen vom Veranstaltungsmanagement (SOP Nr. 4201, Vergabe von Räumen und Flächen sowie Kostenersatz für Veranstaltungen).

Das Konferenzbuchungssystem ist ein eigenständiges und barrierefreies System. Sie können eine reine Anmelde- und Bezahlseite mit einer Landing Page (Übersichtsseite) einrichten oder zusätzliche weitere Informationen zur Konferenz in einem eigenen Menü anlegen.

Wie komme ich zu einem Konferenzbuchungssystem?

Im Standardfall werden Personen aus 3 Abteilungen der Verwaltung der JKU benötigt:

  • Finanzbuchhaltung für die Abwicklung der Zahlungen
  • Veranstaltungsmanagement / Zimmerkoordination für die Vorreservierung von Zimmern in Hotels (falls gewünscht)
  • Informationsmanagement / Benutzerservices für die Einrichtung einer E-Mail Adresse
  • Informationsmanagement / Web und Medien für die Einrichtung des Konferenzbuchungssystems

Es ist sinnvoll alle Daten (bis auf die Innenauftragsnummer, wird vom Controlling vergeben) zusammenzutragen bevor die Termine mit den einzelnen Abteilungen stattfinden. Das ermöglicht ein schnelles Einrichten des Systems und beschleunigt für Sie und alle anderen Beteiligten die Abwicklung.

Zusätzlich können Sie bereits vorab folgende Inhalte vorbereiten:

  • Angebotene Produkte festlegen, z.B. Tagungspass, zusätzliche Veranstaltungen, Workshops, Ausflüge, Mittagessen, ...
  • Banner (1800 x 350 Pixel) und Logo (400 x 400 Pixel) für Website gestalten
  • Füllen Sie bitte den Adressblock des Widerrufsformular.docx (withdrawal_form.docx) aus. Das Formular wird anschließend vom Informationsmanagements im Konferenzbuchungssystem unter den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hochgeladen.

Einrichtung des Konferenzbuchungssystems

Um das Konferenzbuchungssystem für Sie einrichten zu können, übermitteln Sie uns die Daten bitte über das Formular im IT-Serviceportal. Falls Sie Fragen dazu haben oder Punkte unklar sind melden Sie sich bitte unter servicedesk@jku.at .

Nachstehend finden Sie Erläuterungen zum Ausfüllen der Formularfelder:

  • Bezeichnung der Veranstaltung: Geben Sie hier den vollständigen Namen der Veranstaltung an.
  • Kurzbezeichnung: Hier führen Sie bitte das Kürzel der Veranstaltung an. Dieses wird auch in der URL verwendet (https://konferenzen.jku.at/kurzbezeichnung bzw. https://conferences.jku.at/shortname).
  • Veranstaltungsbeginn: Geben Sie uns das Beginndatum der Veranstaltung bekannt.
  • Veranstaltungsende: Geben Sie uns das Enddatum der Veranstaltung bekannt.
  • Art der Website: Sie können zwischen einem reinen Buchungssystem (Anmelde- und Bezahlsystem) oder einem Buchungssystem mit Inhaltsseiten wählen.
  • Sprache: Sie können zwischen einer deutsch- oder englischsprachigen Website wählen. 
  • Veranstalter (Institut bzw. Abteilung): Tragen Sie hier den Namen des veranstaltenden Instituts bzw. der veranstaltenden Abteilung ein.
  • Ansprechperson für die Konferenz: Teilen Sie uns hier den Namen der Hauptansprechperson der Veranstaltung mit.
  • Kontakt (Impressum) Telefonnummer: Tragen Sie bitte die Telefonnummer im Format +43 732 2468 DW ein (diese wird im Impressum der Registrierungswebsite angezeigt).
  • Kontakt (Impressum) Faxnummer: Tragen Sie bitte die Faxnummer im Format +43 732 2468 DW ein (diese wird im Impressum der Registrierungswebsite angezeigt).
  • Konferenz E-Mail-Adresse: Für die Versendung der Bestätigungsmails an die Konferenzteilnehmer wird eine Mailadresse benötigt. 
    Bitte beantragen Sie diese über servicedesk@jku.at mit Angabe des Wunschnamens (Empfehlung: kurzbezeichnung@jku.at) und Name und JKU Username des Besitzers dieser Ressourcemailbox.
  • Link zu weiterführenden Informationen (falls vorhanden): Führen Sie hier die URL der Website mit weiterführenden Informationen zur Veranstaltung an.
  • Bezahlart: Wählen Sie zwischen den Bezahlarten "Kreditkarte/PayPal/ EPS" und/oder "Rechnung".
  • Innenauftragsnummer: Die Innenauftragsnummer wird über das eWork Formular "IA_Anforderung" beantragt.
  • Schreibberechtigung für folgende Accounts: Geben Sie uns bitte den Namen (inkl. JKU Username) jener Personen an, welche im Konferenzbuchungssystem Schreiberechte erhalten sollten.

Link zum Formular

Formular im IT-Serviceportal