GroupWise

Für JKU Bedienstete steht als Mailingsystem GroupWise zur Verfügung.

Mailaccount an der JKU

Mit Ausnahme von Dienstverträgen, welche kürzer als einen Monat andauern und externen MitarbeiterInnen (ohne Kooperationsvertrag mit der JKU), erhalten alle JKU Bediensteten automatisch bei Ihrer Einstellung eine JKU E-Mailadresse.

GroupWise wird als zentrales Mailingsystem an der JKU aufgrund eines Beschlusses der IT-Strategiegruppe der Universität eingesetzt.

GroupWise Mailboxgröße erhöhen

In unserem IT-Serviceportal können Sie ganz bequem per GroupWise Mailboxgröße Formular den Speicherplatz Ihrer eigenen oder einer Ressource Mailbox erhöhen lassen.

Client

Mit dem GroupWise Mailclient haben Sie Zugriff auf Ihren GroupWise Mailaccount. Sie können alle E-Mails die Sie an Ihre JKU E-Mailadresse erhalten haben abfragen, sowie E-Mails von Ihrer JKU E-Mailadresse versenden. Wenn Sie einen IT-Standardarbeitsplatz verwenden, ist der GroupWise Mailclient bereits installiert. Die Anmeldung erfolgt mit Ihrem JKU Account.

Benutzer*innen von Nicht-Standardarbeitsplätzen können den Client über https://software.im.jku.at beziehen. Sie finden den Client dort als normale Setup-Datei mit unseren Einstellungen und auch als No-Install Variante für die einfache Ausführung vor.

MacOS und Linux Benutzer verwenden einen alternativen Client.

WebAccess

groupwise.jku.at

Sie können auf Ihren GroupWise Mailaccount auch online via Internet zugreifen. Beim GroupWise WebAccess melden Sie sich mit Ihrem JKU Account an.

Handbuch

Wenn Sie in Ihrem GroupWise Client unter "Hilfe" auf "Benutzerhandbuch" klicken, öffnet sich das aktuelle Benutzerhandbuch in Ihrem Webbrowser.

Gültigkeit

Solange Sie über einen gültigen JKU Account verfügen, steht Ihnen auch der Zugriff auf Ihren GroupWise Mailaccount zur Verfügung.

Feiertagskalender

GroupWise Feiertagskalender einrichten (AUT, DE, USA, International)

In GroupWise ist ein Feiertagskalender für Österreich, Deutschland, Spanien und die USA verfügbar.  Sie können diesen ganz einfach über "Kalender > Neuer Vertretungskalender" hinzufügen.

Klicken Sie mit der RECHTEN MAUSTASTE in Ihrer Ordnerstruktur auf Kalender und wählen Sie im Kontextmenü NEUER VERTRETUNGSKALENDER ... aus.



Schreiben Sie im Feld Name, z.B.: Feiertage_AUT


Weitere mögliche Feiertagskalender sind:

  • Feiertage_DE (Deutschland)
  • Feiertage_ES (Spanien)
  • Feiertage_USA (Vereinigte Staaten)


Wenn Sie das Häkchen vor dem Kalender setzen wird Ihnen der Kalender in Ihrem Hauptkalender mit angezeigt.

Sie können natürlich auch gerne die einzelnen Kalender farblich markieren. Wenn ein Kalender nicht angezeigt werden soll, entfernen Sie einfach das Häkchen davor.


Hinweis

Beim AUT Kalender wurden einige Feiertage mit Beschreibungen hinterlegt. Mit einem Doppelklick auf den Kalendereintrag können Sie Diese lesen. Des Weiteren sind rein schulische Feiertage als FREI gekennzeichnet, alle Anderen als ABWESEND.

Falls Ihnen bei einem der Feiertagskalender ein  Fehler bei den Feiertagen unterkommen oder gar ein Feiertag fehlen sollte, so bitten wir Sie, dass Sie sich mit einem Hinweis an die Hotline des Informationsmanagements wenden, damit der Fehler umgehend bereinigt werden kann. 




Groupwise_Feiertagskalender_einrichten.pdf

Regeln einrichten

Zur Regelliste gelangen Sie im GroupWise Client über "Werkzeuge" > "Regeln". Eine neue Regel richten Sie ein, indem Sie auf den Button "Neu ..." klicken.

Eine Regel ist erst aktiv, wenn Sie das Kästchen neben der Regel anklicken und dort ein Häkchen erscheint. Die Regelliste schließen Sie mit dem Button "Schließen".

Verwendung von Regeln

Die Anleitung erhalten JKU MitarbeiterInnen nach dem Login.


Urlaubsregel

Die Anleitung erhalten JKU MitarbeiterInnen nach dem Login.


Automatische Antwort an Sender

Die Anleitung erhalten JKU MitarbeiterInnen nach dem Login.

Weiterleitungsregel einrichten

Die Anleitung erhalten JKU MitarbeiterInnen nach dem Login.

Automatische Antwort- und Weiterleitungsregel

Die Anleitung erhalten JKU MitarbeiterInnen nach dem Login.



SPAM E-Mails

Die Anleitung erhalten JKU MitarbeiterInnen nach dem Login.


GroupWise Ressource Mailbox

Die Anleitung erhalten JKU MitarbeiterInnen nach dem Login.

Anzeigeeinstellungen

 Datums-Überschriften (Gruppenkennungen)

Ab GroupWise 18 steht eine neue Anzeige zur Verfügung, welche die E-Mails in der Inbox oder in Unterordnern durch Datums-Überschriften gliedert.

Diese Anzeige steht nur zur Verfügung, wenn unter dem Reiter "Anzeigen" Punkt "Anzeigeeinstellungen" die Funktion "Diskursabfolgen" deaktiviert ist.

Diese Datums-Überschriften kennt Micro Focus GroupWise unter "Gruppenkennungen".

Um wieder auf die bisherige, gewohnte Ansicht zu wechseln, gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie auf den Reiter "Anzeigen",

- anschließend auf "Anzeigeeinstellungen".

- Neben "Gruppenkennungen anzeigen" sehen Sie ein blaues Häkchen. Sobald Sie auf "Gruppenkennungen anzeigen" klicken, wird die Strukturierung mit den Datums-Überschriften nicht mehr angezeigt.

Diese Anzeigeeinstellung kann für jeden Ordner separat getroffen werden. Sie können die Gruppenkennungen in der Inbox deaktivieren, in einem Unterordner aber verwenden.

Eigentümerschaft von Ordnern übertragen

Handelt es sich um einen Ordner im Aktenschrank, so kann dessen Eigentümerschaft im GroupWise Client übertragen werden. Das könnte z. B. relevant sein, wenn jemand die JKU verlässt.

  1. Überprüfen Sie, wer momentan Eigentümer des Ordners ist. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie "Eigenschaften".
  2. Wenn der Ordner noch nicht für die gewünschte Person/Ressource freigegeben wurde, dann muss dies zunächst durch den Eigentümer erfolgen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner > Freigabe
  3. Wenn die Freigabe von der entsprechenden Person/Ressource bestätigt wurde, besteht die Möglichkeit, dass der Eigentümer die Eigentümerschaft überträgt. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner, wählen Sie "Eigenschaften" und "Eigentümerschaft übertragen".
  4. Der neue Eigentümer muss im Ordner dann die "Eigentümerschaft übernehmen".

Bitte beachten Sie die Mailboxgröße. Zum Beispiel können bei einer 2 GB Mailbox nicht 20 GB Freigaben als Eigentümer übernommen werden.

Probleme mit GroupWise

Bei Problemen mit GroupWise schreiben Sie uns bitte über das IT-Serviceportal: E-Mail & Kalender